Mit agilem Projektmanagement zur neuen Sales-Abteilung von NetCologne

NetCologne

Branche: Telekommunikation

Lösungen

Dauer

– Entwicklung des Service (6 Monate)
– Weiterentwiklung des Service (fortlaufend)

Projekt-Buddies

1 Product Owner
1 Strategieberatung
1 Designer

Die NetCologne ist ein Telekommunikationsanbieter aus Köln, der Privat- wie Firmenkunden mit Telefon, Internet & IT-Services versorgt.

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Als Proxy Product Owner haben wir die Entwicklung von Tele Sales aktiv mitgestaltet

Im Rahmen des Projekts „Tele Sales“ haben wir NetCologne gemeinsam mit unserem Partner access2agile dabei unterstützt eine neue Vertriebseinheit für kleine & mittelständische Gewerbekunden aufzubauen. Während sich access2agile um Aufbau & Entwicklung des agilen Projektteams gekümmert hat, haben wir mit 2 Buddies aktiv im Projekt gearbeitet und die neue Einheit Tele-Sales hauptamtlich mitentwickelt. Unser Fokus lag dabei v.a. auf der Entwicklung des Service & der Prozesse sowie der Implementierung einer optimalen Customer Experience. Als Proxy Product Owner lag es zu dem in unserer Hand, Aufbau und Entwicklung des Produkts „Tele Sales“ aktiv zu steuern und gegenüber den Stakeholdern zu verantworten.

Im Projekt Tele Sales war es uns besonders wichtig einen kundenorientierten Service in der neu aufgebauten Abteilung zu implementieren. Darüber hinaus haben wir den Fokus darauf gelegt, das agile Projektmanagement im Hause NetCologne einzuführen sowie eine Vertriebseinheit zu erschaffen, die sich selbständig & regelmäßig hinterfragt und weiterentwickelt.

Lösungen
– Aufbau & Entwicklung eines interdisziplinären agilen Teams
– Design Thinking Workshops
– Product Ownership
– Service Design
– User Experience Design

Der Balloni Shop auf verschiedenen Bildschirmen

Mit agilem Projektmanagement schnelle Erfolge feiern
Für Product Owner Holger Jülich (NetCologne) stand eines von Anfang an fest: „Wir möchten das Projekt Tele-Sales als NetCologne mal etwas anders angehen.“ Mit seiner Vision im Kopf ist Holger auf uns zugekommen und hat uns seinen Plan präsentiert. Wir waren direkt begeistert von Holgers Idee, eine neue Vertriebseinheit aufzubauen, die v.a. eins im Mittelpunkt hat: den Kunden.

Nach kurzer Abstimmung Mit Holger und unserem Partner access2agile stand fest: Wir gehen das Projekt agil an! Und dann ging alles ganz schnell. Zunächst wurde ein interdisziplinäres Team aufgestellt mit Mitarbeitern aus den verschiedensten Bereichen von NetCologne. Da im Team bisher keiner wirkliche Erfahrungen mit agilen Projekten & Methoden hatte, haben wir das Team zuerst mit einem Workshop zum Thema „Grundlagen des agilen Projektmanagements“ abgeholt. Im Workshop sind wir u.a. auf agile Werte, agile Methoden & Unterschiede zum „klassischen“ Projektmanagement eingegangen. Nachdem die Grundlagen vermittelt waren, haben wir gemeinsam mit access2agile und NetCologne ein agiles Projekt Set-Up erstellt, um eine strukturierte & kontinuierliche Zusammenarbeit der Teammitglieder sicherzustellen.

Du fragst dich, wieso wir uns in diesem Projekt für das agile Projektmanagement entschieden haben? Das ist leicht erklärt! Die Vorgabe seitens der Führungsebene war es, die Abteilung kreativ und v.a. schnell (März-Oktober) aufzubauen, damit zeitnah Umsatz generiert wird. Im Vergleich zum klassischen Projektmanagement geht es im agilen Projektmanagement darum, schnelle & kontinuierliche Erfolge zu feiern. Dabei wird möglichst schnell ein MVP (Minimal Viable Product) gelaunched, getestet und im nächsten Zyklus wieder optimiert.

Mit Design Thinking zum MVP
Mit dem Ziel möglichst schnell ein erstes MVP zu entwickeln, haben wir zu Beginn des Projekts 2 Design Thinking Workshops angesetzt. Ziel dieser Workshops war es, eine Vision zu entwickeln, erste Ideen zu sammeln, Kundenbedürfnisse wie Probleme zu erörtern und den ersten Lösungsansatz in Form eines ersten Service-MVP´s zu entwickeln.

Die beiden Workshops haben auf Grund des Corona Lockdowns remote via Zoom & Miro stattgefunden, was dem Ergebnis jedoch keinen Abbruch getan hat. Im Gegenteil: Wir konnten innerhalb des Workshops 2 erste Service-Prototypen entwickeln und diese auf Herz und Nieren testen. Ergebnis: Die neue Einheit „Tele-Sales“ war geboren.

Als Proxy Product Owner das „große Ganze“ im Blick
Während Basti Teil des Entwicklerteams geworden ist und sich hauptsächlich mit der Weiterentwicklung des neuen Prozesses beschäftigt hat, hat Marcel die Rolle des Proxy Product Owners eingenommen. An der Seite von Product Owner Holger Jülich, hat er ihn in die Welt der Aufgaben & Verantwortlichkeiten eines Product Owners eingeführt und gemeinsam mit ihm die Produktentwicklung vorangetrieben.

Neben Backlog-Management & Zyklus-Planung waren Holger und Marcel während des gesamten Projekts eng im Austausch mit den Stakeholdern und haben dafür Sorge getragen, dass die aufgestellten Ziele auch erreicht werden und die Ergebnisse des Projekts transparent gemacht werden im Unternehmen.

Der Aufbau einer kundenorientierten Vertriebseinheit
Der Ursprung der neuen Einheit Tele-Sales liegt in der Problematik einer maximal ausgelasteten Vertriebsabteilung und dem Wunsch, mit jedem Kunden min. einmal im Jahr Kontakt zu haben. Durch die hohe Auslastung der Außendienstmitarbeiter war es bis dato nicht möglich alle Kunden regelmäßig zu kontaktieren.

Geboren aus dieser Problematik bietet die neue digitale Vertriebseinheit Tele-Sales die Lösung. Keine Anfahrtszeiten, ausschließlicher Kontakt über Telefon, Mail & Zoom sowie ein präzise entwickelter Prozess stärken den Außendienstmitarbeitern den Rücken und schöpfen für NetCologne das Potenzial glücklicher Bestandskunden besser aus.

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